ASANA: il tool perfetto per organizzare al meglio il lavoro del tuo team

Nell’ultimo anno a causa dell’emergenza sanitaria causata dal Coronavirus, lo Smart Working ha conosciuto una crescita esponenziale, ad oggi sono circa 8 milioni i lavoratori italiani che lavorano da casa a fronte dei 570mila dell’anno precedente.

Tra i numerosi tool creati per organizzare al meglio il lavoro da casa è impossibile non citare Asana, semplice, adattabile e potente.

Asana è un’applicazione web pensata per i Project Manager con l’obiettivo di assistere i team di lavoro nell’organizzare, pianificare e monitorare le attività.

Viene comunemente inserita all’interno della famiglia dei tool di project management, anche se il riferimento più corretto è software di work management o di produttività personale.

È un prodotto “freemium”, ovvero si presenta con un piano base gratuito e delle versioni a pagamento che presentano funzionalità aggiuntive.

 

Asana è stato fondato nel 2008 dal cofondatore di Facebook Dustin Moskovitz e dall’ingegnere ex-Google ed ex-Facebook Justin Rosenstein, che hanno entrambi lavorato al miglioramento della produttività dei dipendenti di Facebook. Il prodotto è stato lanciato commercialmente nell’aprile 2012. Nel dicembre 2018 la società è stata valutata 1,5 miliardi di dollari.

I due fondatori del software hanno deciso di utilizzare il nome Asana, termine che ricorre spesso nella terminologia dello yoga e significa “facile da imparare”, proprio per sottolinearne la semplicità e l’intuitività di questo tool.

 

Tramite questa applicazione i team possono creare progetti, assegnare il lavoro ai compagni di squadra, specificare le scadenze e comunicare sui compiti; include anche strumenti di reporting, allegati di file, calendari e altro ancora.

Ma com’è strutturato Asana?

La struttura di Asana prevede quattro livelli:

  1. Organizzazione
  2. Team
  3. Progetti
  4. Task

 

Un’organizzazione (un’azienda) può avere più team; ogni team può gestire uno o più progetti; ciascun progetto è composto da task e subtask.

 

Se ci si iscrive utilizzando la propria email aziendale, si può creare un’organizzazione: tutti i propri colleghi che si iscriveranno saranno in automatico collegati al gruppo di lavoro che è stato creato.

 

Asana ad oggi prevede anche l’integrazione con numerose App.

  • Ecosistema Google: Calendar, Gmail, Drive, Chrome, Sheets, Forms, Skedpal, YouTube.
  • Ecosistema Microsoft: Teams, Office 365, Outlook, Azure Active Directory, Power Platform.
  • Altri tool di comunicazione e marketing: Adobe Creative Cloud, Mailbird, Slack, Vimeo, MailChimp, Miro, Zoom, Jira, Hubspot, Salesforce.
  • File sharing: CloudApp, OneDrive, Box, Dropbox, Sharepoint.
  • Reporting e time tracking: Tableau, TimeCamp, Instagarntt, HourStack, Timely, pomoDone, Everhour.

Il tool, è dichiaratamente pensato per rispondere alle esigenze di chi lavora in diversi contesti e realtà.

Ad esempio, si rivolge ai team che lavorano in aree quali

  • Marketing
  • Reparto commerciale
  • Sviluppo prodotto
  • Dipartimento IT
  • Risorse Umane
  • Amministrazione e finanza
  • Operations
  • Top Management

Viene continuamente aggiornato per rispondere alle sempre nuove esigenze di organizzazioni da tutto il mondo.

Asana viene utilizzato anche aziende del calibro di Google, Danone, HubSpot, Deloitte, Accenture, Nasa, Harvard University, General Electric, Sky, Vodafone, Avon, Zappos.com, Spotify, Uber, PayPal, The New York Times, Quora e National Geographic.

Asana e il nuovo panorma lavorativo

In questo nuovo e dinamico panorama lavorativo ogni giorno ci interfacciamo e facciamo affidamento su centinaia di applicazioni pensate per facilitare la vita di ognuno di noi, infatti, secondo i dati del Global EN Anatomy of Work Report in media le persone sono solite cambiare circa 10 applicazioni più di 25 volte al giorno per svolgere il proprio lavoro.

I membri dei team distribuiti che, lavorando da remoto, cercano di ricreare “l’ufficio fisico” ricorrono a molteplici applicazioni, ma l’overlapping di applicazioni porta inevitabilmente a rallentare il lavoro, infatti il 27% degli impiegati sostiene che un’elevata percentuale delle informazioni e del lavoro svolto vengono perse quando si passa da un’App all’altra e il conseguente sovraccarico delle App rende a sua volta il personale meno efficiente.

Per questo motivo fare affidamento su una piattaforma di gestione del lavoro, quale Asana, pensata e costruita ad hoc rappresenta la chiave del successo per risparmiare tempo, sforzo e denaro.

Secondo IDC (la prima società mondiale di ricerche di mercato, consulenza ed eventi in ambito IT e innovazione digitale), i team che utilizzano tre o più integrazioni sperimentano un risparmio di circa 30 ore a settimana.

 

Oggi per “sopravvivere” al mercato lavorativo, le organizzazioni devono dimostrare grande capacità di resilienza, una forte predisposizione all’adattamento e nuovo modo di pensare e organizzare le proprie attività.

Spesso però questa capacità organizzativa viene meno creando non pochi problemi, infatti,

nel 2019, l’Organizzazione Mondiale della Sanità ha classificato la sindrome da burnout come un fenomeno occupazionale che deriva dallo stress cronico sul posto di lavoro.

Per questa ragione organizzare il lavoro in maniera adeguata è imprescindibile e Asana è la soluzione.

Asana rappresenta un workspace all’interno del quale è possibile creare progetti e ottenere una panoramica dettagliata di tutte le attività collegate al lavoro da svolgere in modo da gestire in sincrono tutte le attività del proprio team rispettando le scadenze e raggiungendo gli obiettivi prefissati in maniera efficace.

Questo tool inoltre permette di migliorare non solo le performance lavorative, ma anche di creare spirito di squadra che rappresenta il presupposto fondamentale per guidare il proprio team al successo.

 

 

Nicole Di Salvo

Project Manager – Digital Innovation Days

Anna Moschetta

Communication Trainee – Digital Innovation Days

Nasce lo Spin Off “Digital Innovation Talks”. Prima uscita ufficiale alla Milano Digital Week 2021.

Un nuovo palinsesto più ricco 

L’universo Digital Innovation Days da quest’anno si arricchisce di nuove luminose costellazioni. Accanto all’evento, che si terrà in modalità phigital dal 10 al 13 novembre 2021, nuove iniziative, appuntamenti, talks si svolgeranno lungo tutto l’anno e vedranno il coinvolgimento delle Università, delle aziende, del mondo imprenditoriale, delle istituzioni, trasformando il Digital Innovation Days in un vero e proprio Brand incentrato su quattro focus: Digitale, Innovazione, Sostenibilità e In-Formazione. Tra le novità, una serie di spin off chiamati Digital Innovation Talks, che si terranno in occasione delle “Week” più famose di Milano: webinar, tavole rotonde, mini-eventi ed altre iniziative, per affrontare le relative industry nell’ottica dei nuovi quattro pillar. 

Primo appuntamento alla Milano Digital Week

Il primo appuntamento in ordine di tempo con i Digital Innovation Talks sarà alla Milano Digital Week, la manifestazione promossa dal Comune di Milano – Assessorato alla Trasformazione digitale e Servizi civici – e realizzata da IAB Italia, Cariplo Factory e Hublab, che si svolgerà dal 17 al 21 di marzo.

Digital Innovation Days e Milano Digital Week si incontrano e sposano reciprocamente i loro progetti, con l’obiettivo comune di progettare insieme la città del domani in modo innovativo, sostenibile ed equo. “Città equa e sostenibile” è infatti il tema della Digital Week per il 2021: un argomento molto caro anche al Didays, che ha scelto la sostenibilità come una delle colonne portanti dell’intero progetto Didays per il 2021.

“La scelta di partecipare alla Milano Digital Week – spiegano Giulio e Nicola Nicoletti, CEO e COO dei Didays– è stata abbastanza naturale. Il tema della sostenibilità è ormai centralissimo, e non è un caso che è uno dei quattro pillar su cui abbiamo costruito l’intero nostro progetto per il 2021. Abbiamo con la Digital Week dei punti di contatto molto chiari e definiti, e non poteva che essere così, vivendo ormai in una società in cui l’integrazione, l’inclusività, il rispetto dei diritti passano evitabilmente anche dall’innovazione, dalla (ri)alfabetizzazione digitale, dalla riduzione del digital divide, dalla possibilità di offrire a tutti e indistintamente l’accesso alla rete. Purtroppo, gli ultimi mesi di pandemia ci hanno insegnato come questo divario è ancora troppo grande e penalizzante per intere fasce della popolazione. Ma questo è solo un esempio. Se pensiamo alle città del prossimo futuro, queste dovranno essere in grado di rispondere a nuove esigenze e ad una serie di altre emergenze quali la gestione degli sprechi, l’inquinamento ambientale, etc. Che cosa possono fare l’innovazione, la tecnologia e l’informazione per ridurre questi fattori di rischio? Come Didays ci stiamo ponendo anche noi queste domande e vogliamo contribuire a trovare le risposte”.

Gli eventi in programma 

Il primo appuntamento sarà giovedì 18 marzo p.v, dalle ore 14:30 alle ore 16:30, con tre panel dedicati al rapporto tra innovazione e città. Il primo panel, dal titolo “Quali sono i mali che attanagliano le città? Gli sprechi!” (ore 14:30 – 15:10) sarà moderato da Francesca Petrella, Head of Sustainability di Digital Innovation Days e Communication Manager, Responsabile eventi, Public Relations & Corporate Communication di Ipsos, e vedrà la partecipazione di Caterina Terraneo, Region manager di Too good to go; Valeria Valotto, Vice presidente di Quid Impresa Sociale; Francesco Fumarola, responsabile partnership e digital di Tondo e co-founder & ceo di Space Sports.

Il secondo panel, invece, dal titolo “Smart Mobility: tra innovazione e transizione ecologica” (ore 15:10 – 15:50), moderato da Fernando Piccirilli, Head of Innovation di Digital Innovation Days e Co-founder di Kobe Partners, ospiterà Beatrice Uguccioni, vice presidente del Consiglio Comunale di Milano e consigliera delegata alla Mobilità di Città Metropolitana di Milano; Carlo Donadio, Head of Tech Assets and Incubation di Deloitte – Officine Innovazione; e Matteo Valenza, video content creator.

Infine, nel corso dell’ultimo panel, “Come si crea Impatto sociale? La Scuola, le Aziende e le Istituzioni” (15:50 – 16:30), Valentino Magliaro, Head of In-Formation di Digital Innovation Days e CEO di Humans to Humans, Forbes Under30 Italia, Social entrepreneur focused on Education, eSport & EdTech, dialogherà con Andrea Grieco, Sustainability Strategy Officer di Will Media, Nicolò Santin, Ceo e & co-fouder di Gamindo e Pilar Pedrinelli, Global Public Engagement Manager di The Rainforest Alliance, Aambridge accelerator and sustainability Hub Mentor e un sdsn youth fellow.

L’appuntamento è per giovedì 18 marzo dalle ore 14:30 alle ore 16:30.

Link per la diretta live: https://eventiinstreaming.it/didays/digital-innovation-week/

La partecipazione di Didays non si limiterà comunque a questo singolo evento. Lo stesso pomeriggio, Giulio Nicoletti, in rappresentanza del Digital Innovation Days Italia, parteciperà al Tavolo Giovani #DigitalExperiences – Le soluzioni delle startup e delle imprese innovative per i settori retail, delivery, marketing digitale e turismo” che la Camera di Commercio di Milano Monza Brianza Lodi organizza nell’ambito della Milano Digital Week.

L’incontro si svolgerà online giovedì 18 Marzo dalle ore 16:00 alle ore 18:00. Nel corso dell’evento verrà dato spazio alle startup e imprese innovative selezionate nell’ambito della Call for solutions: innovazioni per l’economia di prossimità promossa dalla Camera di commercio di Milano Monza Brianza Lodi. I progetti che si presenteranno proporranno, tra le altre, soluzioni in ambito e-commerce con delivery, tracciabilità, gestione flusso clienti, marketing digitale, turismo ed entertainment.

Infine, il giorno successivo, il 19 marzo 2021 alle ore 11:30, con The Map Report, media partner dell’evento, con Rinascita Digitale e 24 Pr & Events srl, Didays sarà promotore del webinar “Città trasversali – Le nuove piazze digitali. Rischi e opportunità nella costruzione di una società equa e sostenibile”. L’evento, inserito nel calendario delle attività previste dalla #MilanoDigitalWeek, tratterà di come le piattaforme digitali (le nuove “piazze”) siano cresciute velocemente nel corso del 2020, soppiantando per necessità legate alla pandemia i luoghi fisici. Per partecipare all’evento, è possibile seguire la diretta delle h. 11:30 a questo link bit.ly/CittaTrasversali.

Si parte così, dunque, da Milano, e a Milano si ritornerà, a novembre. Nel mezzo, tante novità, sorprese, appuntamenti, talk, all’insegna della innovazione e del futuro.

 

Annalisa Nastrini
Content coordinator of Digital e Senior Ambassador – Digital Innovation Days

Siamo davvero pronti al “New Normal”?

Nella sua drammaticità, il 2020 ha trasformato l’intero sistema economico e ne ha accelerato la transizione verso il futuro.

In questo anno di pandemia, infatti, la tecnologia ha rivestito un ruolo da protagonista, permettendo alle aziende e alle persone (sia quelle più predisposte all’innovazione, sia a quelle un po’ più restie) di far fronte a scenari imprevisti e mai visti prima dalle nostre generazioni.

Tuttavia, superata la prima fase “emergenziale” della pandemia, in cui l’innesto di tecnologia e la digitalizzazione sono state percepite più come una necessità che reale opportunità di crescita, questo “new normal”, a cui ci affacciamo, deve costituire il momento nel quale uscire da questo mindset (di emergenza, appunto) e iniziare a pianificare un vero e proprio percorso di digitalizzazione a trecentosessanta gradi.

È oltretutto notizia fresca “di stampa” che il digitale sarà la bussola di riferimento per il nuovo Recovery Plan e, quindi, driver delle nuove risorse destinate alle imprese.

È tutto un equilibrio sopra la follia, cantava Vasco Rossi. E oggi lo è ancor di più, in un momento che ci troviamo a dover costruire una nuova normalità, un nuovo equilibrio dove molte cose, necessariamente, sono destinate a cambiare.

La domanda, quindi, è: arriveremo davvero a un nuovo centro di gravità dal quale ripartire e ricostruire le nostre vite, le nostre attività, la nostra comfort zone?

Ovviamente, non abbiamo la risposta certa, ma alcuni strumenti ci convincono più di altri e ci spingono a pensare che la transizione sarà meno imprevedibile di quanto possa sembrare: smart working, trasformazione digitale e centralità dei dati.

Al centro dell’attenzione di tutte le forze sociali vi è, naturalmente, il lavoro, in sé e per sé considerato e nella sua dinamica nella vita di ciascuno di noi.

Lungi da noi schierarci a favore o contro questa nuova modalità di lavorare; quel che è certo, è che stiamo assistendo a un profondo mutamento del paradigma lavorativo, che d’ora in poi sarà necessariamente fondato su strumenti di comunicazione e di collaborazione digitale, e su nuovi tool per la gestione dei processi operativi e decisionali da remoto (pensiamo a tutte le APP che stanno spopolando: Slack, Asana, Trello, GSuite, per dirne alcune).

Le tecnologie digitali ci aiutano a rimanere connessi e a comunicare e, in un momento dove la distanza è una necessità, aiutano a colmare il vuoto che si è creato attorno a noi. 

Se, quindi, la maggior parte della produttività (italiana, europea, mondiale) è stata affidata allo smart working, allora dobbiamo saper cogliere l’opportunità data da questa crisi pandemica, di reinterpretare, ognuno a proprio modo e a qualsiasi livello (organizzativo, tecnologico, culturale), non solo il nostro modo di lavorare, ma anche e soprattutto i nostri assetti organizzativi, la nostra comunicazione interna ed esterna, i rapporti con il nostro network (partner, clienti, fornitori), con modalità sempre più digitali e “diffuse” e sempre meno tradizionali.

E se lo smart working, nella sua accezione più genuina e sana, sarà il nuovo modello di lavoro, ibrido e dinamico, a cavallo tra il fisico e il digitale, tra reale e virtuale (esempio lampante saranno i Digital Innovation Days quest’anno, in edizione phygital), questo processo di trasformazione non potrà non coinvolgere, più in generale, tutti i processi aziendali.

Se la prestazione lavorativa si spinge verso una modalità così fortemente collegata al digital, infatti, non c’è davvero momento più propizio di questo per operare una concreta trasformazione verso la digital company – che non è l’azienda che ha “semplicemente” digitalizzato i suoi processi, liberandosi dalla carta e procedendo verso l’automazione, ma è soprattutto quella che, così facendo, genera e valorizza i suoi dati, ponendoli alla base di tutte le sue decisioni.

Se, infatti, già in epoca prepandemica un processo decisionale data-driven era fonte di un vantaggio competitivo perché elemento distintivo sul mercato, oggi invece rappresenta un strumento, se non l’unico, sicuramente fondamentale per sopravvivere alla crisi, rimanere (ed eventualmente anticiparne le mosse) sul mercato e garantire un buon livello di servizio ai propri clienti e trovare nuovi prospect.

Mettere i dati al centro dei processi decisionali, quindi, e farsi guidare da questi, mappandoli e seguendoli nel loro percorso all’interno dei processi aziendali, permette di analizzare il proprio processo di business dall’inizio alla fine, valutandone le performance non in base a previsioni, opinioni, interviste o ricerche su campioni, ma su dati reali, secondo logiche che qualcuno potrebbe definire scientifiche.

Ciò, di fatto, potrebbe favorire interventi correttivi (potremmo dire di “manutenzione predittiva”, come i dati raccolti da sensori nell’Industria 4.0), dare spunti per la riprogettazione di singole fasi o task e, di conseguenza, la loro ottimizzazione.

L’obiettivo del process mining (così è definito questo processo di mappatura e tracking dei dati) non è solo quello di garantire maggior trasparenza sull’esecuzione dei processi, ma anche quello di ridurne i rischi, garantire la compliance alle varie normative settoriali, identificare aree automatizzabili e, più genericamente, riprogettare i processi al fine di adeguarli al “new normal” oggetto del nostro interrogativo iniziale, ottenendo peraltro più qualità, efficienza e costi maggiormente sostenibili.

Per le aziende (ma anche per il settore pubblico e per i liberi professionisti) è quindi fondamentale un approccio predittivo, legato ai dati.

Ciò se si pensa, e ci avviamo verso la conclusione,  all’atteggiamento dei mercati, sempre più caotici, incerti e imprevedibili, ora anche condizionati dalle disruption della pandemia.

Raggiungere un livello elevato di maturità digitale è quindi, per tutti gli attori presenti e che si affacciano al mercato, una esigenza non più differibile, per potersi muovere con nuova fiducia anche in una situazione complessa come quella l’attuale.

 

Beatrice Pirovano
Brand Ambassador – Digital Innovation Didays