Nell’ultimo anno a causa dell’emergenza sanitaria causata dal Coronavirus, lo Smart Working ha conosciuto una crescita esponenziale, ad oggi sono circa 8 milioni i lavoratori italiani che lavorano da casa a fronte dei 570mila dell’anno precedente.
Tra i numerosi tool creati per organizzare al meglio il lavoro da casa è impossibile non citare Asana, semplice, adattabile e potente.
Asana è un’applicazione web pensata per i Project Manager con l’obiettivo di assistere i team di lavoro nell’organizzare, pianificare e monitorare le attività.
Viene comunemente inserita all’interno della famiglia dei tool di project management, anche se il riferimento più corretto è software di work management o di produttività personale.
È un prodotto “freemium”, ovvero si presenta con un piano base gratuito e delle versioni a pagamento che presentano funzionalità aggiuntive.
Asana è stato fondato nel 2008 dal cofondatore di Facebook Dustin Moskovitz e dall’ingegnere ex-Google ed ex-Facebook Justin Rosenstein, che hanno entrambi lavorato al miglioramento della produttività dei dipendenti di Facebook. Il prodotto è stato lanciato commercialmente nell’aprile 2012. Nel dicembre 2018 la società è stata valutata 1,5 miliardi di dollari.
I due fondatori del software hanno deciso di utilizzare il nome Asana, termine che ricorre spesso nella terminologia dello yoga e significa “facile da imparare”, proprio per sottolinearne la semplicità e l’intuitività di questo tool.
Tramite questa applicazione i team possono creare progetti, assegnare il lavoro ai compagni di squadra, specificare le scadenze e comunicare sui compiti; include anche strumenti di reporting, allegati di file, calendari e altro ancora.
Ma com’è strutturato Asana?
La struttura di Asana prevede quattro livelli:
- Organizzazione
- Team
- Progetti
- Task
Un’organizzazione (un’azienda) può avere più team; ogni team può gestire uno o più progetti; ciascun progetto è composto da task e subtask.
Se ci si iscrive utilizzando la propria email aziendale, si può creare un’organizzazione: tutti i propri colleghi che si iscriveranno saranno in automatico collegati al gruppo di lavoro che è stato creato.
Asana ad oggi prevede anche l’integrazione con numerose App.
- Ecosistema Google: Calendar, Gmail, Drive, Chrome, Sheets, Forms, Skedpal, YouTube.
- Ecosistema Microsoft: Teams, Office 365, Outlook, Azure Active Directory, Power Platform.
- Altri tool di comunicazione e marketing: Adobe Creative Cloud, Mailbird, Slack, Vimeo, MailChimp, Miro, Zoom, Jira, Hubspot, Salesforce.
- File sharing: CloudApp, OneDrive, Box, Dropbox, Sharepoint.
- Reporting e time tracking: Tableau, TimeCamp, Instagarntt, HourStack, Timely, pomoDone, Everhour.
Il tool, è dichiaratamente pensato per rispondere alle esigenze di chi lavora in diversi contesti e realtà.
Ad esempio, si rivolge ai team che lavorano in aree quali
- Marketing
- Reparto commerciale
- Sviluppo prodotto
- Dipartimento IT
- Risorse Umane
- Amministrazione e finanza
- Operations
- Top Management
Viene continuamente aggiornato per rispondere alle sempre nuove esigenze di organizzazioni da tutto il mondo.
Asana viene utilizzato anche aziende del calibro di Google, Danone, HubSpot, Deloitte, Accenture, Nasa, Harvard University, General Electric, Sky, Vodafone, Avon, Zappos.com, Spotify, Uber, PayPal, The New York Times, Quora e National Geographic.
Asana e il nuovo panorama lavorativo
In questo nuovo e dinamico panorama lavorativo ogni giorno ci interfacciamo e facciamo affidamento su centinaia di applicazioni pensate per facilitare la vita di ognuno di noi, infatti, secondo i dati del Global EN Anatomy of Work Report in media le persone sono solite cambiare circa 10 applicazioni più di 25 volte al giorno per svolgere il proprio lavoro.
I membri dei team distribuiti che, lavorando da remoto, cercano di ricreare “l’ufficio fisico” ricorrono a molteplici applicazioni, ma l’overlapping di applicazioni porta inevitabilmente a rallentare il lavoro, infatti il 27% degli impiegati sostiene che un’elevata percentuale delle informazioni e del lavoro svolto vengono perse quando si passa da un’App all’altra e il conseguente sovraccarico delle App rende a sua volta il personale meno efficiente.
Per questo motivo fare affidamento su una piattaforma di gestione del lavoro, quale Asana, pensata e costruita ad hoc rappresenta la chiave del successo per risparmiare tempo, sforzo e denaro.
Secondo IDC (la prima società mondiale di ricerche di mercato, consulenza ed eventi in ambito IT e innovazione digitale), i team che utilizzano tre o più integrazioni sperimentano un risparmio di circa 30 ore a settimana.
Oggi per “sopravvivere” al mercato lavorativo, le organizzazioni devono dimostrare grande capacità di resilienza, una forte predisposizione all’adattamento e nuovo modo di pensare e organizzare le proprie attività.
Spesso però questa capacità organizzativa viene meno creando non pochi problemi, infatti,
nel 2019, l’Organizzazione Mondiale della Sanità ha classificato la sindrome da burnout come un fenomeno occupazionale che deriva dallo stress cronico sul posto di lavoro.
Per questa ragione organizzare il lavoro in maniera adeguata è imprescindibile e Asana è la soluzione.
Asana rappresenta un workspace all’interno del quale è possibile creare progetti e ottenere una panoramica dettagliata di tutte le attività collegate al lavoro da svolgere in modo da gestire in sincrono tutte le attività del proprio team rispettando le scadenze e raggiungendo gli obiettivi prefissati in maniera efficace.
Questo tool inoltre permette di migliorare non solo le performance lavorative, ma anche di creare spirito di squadra che rappresenta il presupposto fondamentale per guidare il proprio team al successo.
Nicole Di Salvo
Project Manager – Digital Innovation Days
Anna Moschetta
Communication Trainee – Digital Innovation Days